Docswave 유용팁
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이메일 마케팅에 함께 활용하면 좋은 업무 툴 3 - 활용편
전 세계 기업들이 온라인 마케팅을 필수로 여기는 가운데 이메일 마케팅은 최근 국내외 가리지 않고 많이 이용하는 마케팅 채널입니다. 웰컴메일(초대), 정기발송 뉴스레터, 이벤트 메일, 정보메일 등을 이용하여 기존고객 및 외부 고객에게 적절한 이메일을 발송해서 가입 또는 구매라는 효과를 얻을 수 있기 때문이죠. 기업은 이메일 마케팅을 위해 어떤 마케팅 툴(Tool, 소프트웨어)을 이용할지 고민합니다. 자체적으로 시스템을 구축하면 좋겠지만, 많은 시간과 비용을 투자해야하기 때문에 기업에선 부담스러울 수 밖에 없습니다. 그렇다면 기업에게 필요하고 유용한 마케팅 툴은 어떤 것들이 있을까요? 먼저 툴을 찾기 전에 이메일 마케팅의 목적과 그에 따른 마케팅 프로세스를 생각해봐야합니다.  “서비스를 필요로 하는 고객을 찾아내고, 이 고객들을 지속적으로 관리하며 추후 효과적으로 마케팅 메세지를 전달하여 전환(구매, 가입)을 유도하는 것”. 이러한 과정이 바로 이메일 마케팅의 프로세스가 될 것입니다. 그럼 각 프로세스 단계에는 어떤 툴이 필요할까요? ● 고객을 찾고 정보를 모으기 위한 툴 ● 수집한 고객정보(DB)를 관리하는 툴 ● 이메일 마케팅 캠페인 및 템플릿 제작, 발송 그리고 마케팅 측정이 가능한 툴 그렇다면 시중의 다양한 마케팅 툴들 중에서 어떤 서비스들을 선택해야할까요?  이전에 언급했던  “함께 사용하면 효율적인 업무 툴 7가지” 을 기억하시나요? 이번엔 이 서비스들 중 이메일 마케팅에 활용가능한 툴들을 소개하고자 합니다. 해당 내용을 참고하셔서 좀 더 효율적이고 체계적인 마케팅 프로세스를 구축하실 수 있기를 바랍니다! - 첫 번째. Google Form로 고객정보를 모으자! * 서비스 링크 : https://www.google.com/intl/ko_kr/forms 이벤트를 진행 시 설문조사를 통해 잠재고객으로부터 그들의 정보를 수집할 수 있습니다. 이 때 Google Form (설문지)을 활용해보세요. Google Form은 Google의 업무용 웹 서비스 중의 하나입니다. 웹 페이지로 만드는 설문지이며, 누구든지 쉽게 제작할 수 있습니다. 게다가 배경이나 이미지 삽입 등 설문지를 예쁘고 세련되게 꾸밀 수 있습니다. ‘설문 웹페이지를 별도로 제작해야하나..’ 란 걱정을 하지 않아도 됩니다. Google Form을 이용해 설문지를 만들기로 했다면, 설문지에는 우리가 잠재고객으로부터 얻어야할 정보들을 유도하는 질문을 입력해야합니다. 추후 이메일 마케팅을 할 것을 고려한다면, 설문지에는 이메일주소가 필수 입력사항이 되며, 잠재고객이 어떤 성향을 가지고 우리 서비스에 관심을 보이는지, 우리 마케팅 목표에 필요한 내용들을 추가합니다. Google Form을 완성했다면, 설문지의 웹 URL을 복사해서 홍보 컨텐츠에 연결해 줍니다. Google Form의 부가적인 기능으로 작성자가 설문지를 작성하고 제출하면, 자동으로 연결된 Google Spreadsheet (스프레드시트)에 내역이 모두 기록되며, 제출될 때마다 실시간 알림 이메일을 수신하도록 설정할 수도 있습니다. - 두 번째. 고객정보를 Airtable 로 관리하자! * 서비스 링크 : https://airtable.com oogle Form 으로 수집한 신규 고객 정보는 정보 리스트에 불과합니다. 앞으로 지속적인 고객관리와 마케팅을 위해선 이들이 어떤 고객인지 정리할 필요가 있습니다. Airtable은 잠재고객들의 정보를 관리하기 좋은 툴입니다. Excel과 유사한 화면(UI)으로 사용자에게 친숙한 화면을 제공합니다. Airtable은 고객정보를 관리할 수 있는 다양한 템플릿(templates)들을 제공하고 있습니다. 이를 활용하여 고객관리 DB를 구성할 수 있습니다. 템플릿을 정했다면, 앞서 수집한 잠재고객 정보들을 정리할 수 있도록 탭을 추가/수정합니다. Docswave를 예를 들면, 고객이 어떤 요청을 했었는지를 적는 ‘거래현황(Deal) 탭’과 ‘담당자 연락처 탭’, ‘위치, 전화번호, 조직명 등 회사정보 탭’, ‘상품정보 탭’ 등을 추가해놓고 관리합니다. Airtable의 장점은 각 탭들이 서로 “상호연결”이 된다는 점입니다. 따라서 거래현황 탭의 고객정보를 클릭해도 다른 탭의 담당자, 회사, 이용중인 Docswave 버전, 유입경로 등을 한번에 확인할 수 있습니다. 게다가 업데이트된 정보들은 기록들이 쌓여 언제나 이전의 고객 정보 상태도 확인할 수 있습니다. 이렇듯 Airtable에 작성된 데이터들은 고객현황을 한눈에 파악하는 것은 물론 고객의 이용 상태에 따른 마케팅을 진행할 수 있는데 유용합니다. - 세 번째. Mailchimp로 이메일 리마케팅하고 측정하자! * 서비스 링크 : https://mailchimp.com/ 고객 정보를 수집했다면, 서비스에 관심을 보였던 고객들에게 구매유도 혹은 서비스 가입을 유도하는 마케팅 이메일을 보내야하겠죠. eDM, 뉴스레터 등의 다양한 메일 템플릿을 제공하고 수만개의 이메일 주소로 간편히 발송할 수 있으며, 마케팅적인 측정이 가능한 Mailchimp를 활용하세요. Docswave 역시 Mailchmp를 이용하여 이메일 마케팅을 진행하고 있습니다. 이해를 돕기위해 매월 회원님들에게 발송되는 “뉴스레터”를 예시로 들겠습니다. 먼저 Airtable이나 시스템에 등록된 Docswave 회원님들의 이메일 주소를 출력합니다.(수신거부 이메일 제외) 그리고 Mailchimp에서 “Docswave 뉴스레터” 캠페인을 생성한 뒤 준비해놓은 이메일 리스트를 추가합니다. 그리고 미리 만들어 놓은 Docswave 뉴스레터 템플릿을 추가하고 몇 번의 버튼을 클릭하여 3만 명의 고객에게 이메일을 발송합니다. 발송 후에는 몇 명이 이메일을 오픈했는지, 어떤 컨텐츠를 클릭했고 얼마나 많은 사람들이 클릭했는지 등의 수치를 지속적으로 확인합니다. 그리고 그 이후에는 좀 더 많은 정보를 얻고자 하는 이메일 주소만 대상으로하는 이메일 마케팅을 추가 진행하기도 합니다. - ※ 다른 팁도 궁금하다면, http://blog.docswave.com/tips/ 를 확인하세요! ※ 해당 글은 클라우드 전자결재, Docswave 에서 작성했습니다. (www.docswave.com)
함께 사용하면 효율상승 100% 업무 툴 7 – 소개편
업무시스템으로 하나로 한정된 그룹웨어만 이용할 필요는 없다고 생각합니다. 찾아보면 시중에는 정말 다양한 소프트웨어가 있으며, 특히 하나의 특화된 서비스를 제공하므로써 효율적인 업무를 돕는 업무용 소프트웨어들이 많기 때문입니다. 최근 변화에 민감한 IT/벤처기업이나 다양한 중소기업에서는 각각의 특장점이 뛰어난 소프트웨어들을 함께 활용하므로써 더욱 효율적인 업무를 진행하기도 합니다. 이 서비스들을 이용하면, 시간과 비용적인 측면에서도 유용합니다.  각 서비스마다 지속적인 업데이트와 고객지원을 제공하기때문에 사용자의 입장에선 더 나은 서비스를 보장받을 수 있습니다. 어쩌면 통일되지 않은 시스템을 이용하므로써 불편함이 있을 수 있습니다. 하지만, 별도의 가입없이 Google 계정으로도 모든 서비스를 이용할 수 있고, 기술적 지원이 가능하다면 서로 연동할 수도 있습니다. 이번 포스팅을 통해 함께 사용하면 업무 효율이 높아지는 비즈니스 툴 6가지를 소개하려 합니다. 1. Gsuite - 업무용 기본 인프라 소프트웨어 Google에서 제공하는 기업용 이메일, 캘린더, 드라이브(스토리지) 등의 협업 서비스입니다. ◎ MS오피스와 같은 워드, 스프레드시트, 프레젠테이션과 유사한 웹문서를 실시간 이용할 수 있습니다. ◎ 동료들과 함께 문서를 작성/편집할 수 있고 공유가 용이합니다. ◎ 웹 설문지(구글폼), 웹사이트 방문 분석 툴 등 기업에서 필요한 다양한 기능들도 있습니다. ◎ 동일한 서비스를 PC, 모바일, 태블릿 등의 다양한 기기로 이용할 수 있습니다. ◎ Gsuite의 기본 요금제는 (1인 월 5달러) 사용자 한명당 30G의 스토리지 용량을 사용할 수 있습니다. ◎ Gsuite의 계정은 구글 서비스뿐 아니라 다양한 소프트웨어를 이용할 수도 있습니다. ◎ 사이트 정보: https://gsuite.google.com/ 2. Docswave - 클라우드 전자결재 Gsuite나 Gmail계정으로 이용할 수 있는 클라우드 전자결재 서비스. 복잡하지 않고 편리한 결재 시스템을 원하는 기업에게 적합합니다. ◎ Google 웹 문서를 포함한 다양한 문서(PDF, HWP, HTML)로 결재할 수 있습니다. ◎ 특히 휴가신청관리, 구매관리, 지출관리 등이 용이합니다. ◎ 최종승인된 문서는 캘린더와 연동되어 자동 일정등록이 가능합니다. ◎ 결재 진행 상황에 대한 알림메세지를 각 담당자에게 이메일로 전달합니다. ◎ 모바일이나 이메일에서도 결재가 가능합니다. ◎ Gsuite에 부족한 기능들(결재, 게시판, 사내연락망)도 제공합니다. ◎ 기본적인 무료(무제한)서비스와 업무자동화 기능이 포함된 프리미엄 서비스(1인 월 3천원)로 구분할 수 있습니다. ◎ 사이트 정보: https://www.docswave.com/ko 3. Jandi - 업무용 커뮤니케이션 메신저 웹기반의 업무용 메신저 서비스로 빠른 업무처리를 돕는 커뮤니케이션 플랫폼을 제공합니다. ◎ 일대일, 팀단위의 커뮤니케이션 플랫폼으로 이용할 수 있습니다. ◎ 프로젝트 채널을 만들어 관련 동료들과 메세지, 파일을 주고 받으며 커뮤니케이션할 수 있습니다. ◎ 회의나 이메일의 불편함을 덜고 더 빠르고 간편한 의사소통이 가능합니다. ◎ PC, 모바일, 태블릿 등 다양한 기기로 이용할 수 있습니다. ◎ 프로젝트 관리 툴인 지라(JIRA), 트렐로(TRELLO) 와 연동하여 이용할 수 있습니다. ◎ 요금제는 무료서비스를 포함해 프리미엄(1인 월 5천원), 엔터프라이즈 서비스로 나뉩니다. ◎ 사이트로 바로가기: http://www.jandi.com/ 4. Airtable - 업무용 데이터베이스(DB) 관리 엑셀 문서를 이용해 CRM 관리하는 것에 지친 분들을 위한 서비스. 엑셀 또는 스프레드시트의 모습과 유사한 웹기반의 데이터 관리 시스템입니다. ◎ 엑셀과 유사하지만 소프트웨어의 쉽고 간편함이 더해졌습니다. ◎ 고객 CRM, 영업 CRM 또는 프로젝트 개발 관리 툴로 활용할 수 있습니다. ◎ 사용자는 다양하게 제공되는 템플릿 중에 업무 관리에 필요한 것을 선택하여 사용합니다. ◎ 예를 들면, 고객CRM의 경우 Contacts, Type, Product, Deal 등의 탭에 데이터를 입력한 다음, 서로 연동해서 데이터를 확인할 수 있습니다. ◎ 역시 Google 계정으로 이용가능하며, 제한적으로 무료 사용이 가능합니다. ◎ 사이트 바로가기: https://airtable.com/ 5. Asana - 할일 목록, 업무 일정 관리 개인/팀 단위의 투두리스트 및 프로젝트 일정관리 툴. 협업하기에 편리한 기능과 쉽고 명료한 사용자환경(UI)를 제공합니다. ◎ 내가 해야할 일들을 체크리스트 또는 칸반 기능으로 등록하여 직관적으로 업무를 관리할 수 있습니다. ◎ 동료들과의 협업에도 적합합니다. 해야할 업무를 등록한 후 ‘담당자, 기한일자, 첨부파일’들을 지정등록할 수 있습니다. ◎ 팀단위로도 운영할 수 있어 현재 우리 팀의 업무 진행현황을 파악할 수 있습니다. ◎ 이 역시 Google계정으로도 이용할 수 있습니다. ◎ 사이트 정보: https://www.asana.com/ 6. Jira - 개발을 위한 관리 툴 IT 기업이 주로 이용하는 서비스 개발을 위한 프로젝트 관리 툴입니다. ◎ 스크럼 보드, 칸반 보드를 통해 프로젝트 수행을 위한 태스크(task)들을 등록할 수 있습니다. ◎ 등록된 태스크에 ‘담당자, 기한일자, 관련 첨부파일’ 등을 추가로 등록할 수 있습니다. ◎ 작업 진행에 따라 상태를 자유 설정할 수 있고, 변경이력을 확인하거나 코멘트를 남길 수도 있습니다. ◎ 이슈의 변경사항에 대한 알림 메세지를 이메일로 보내줍니다. ◎ 팀별, 개인별 진척도를 확인할 수 있는 보고서 기능이 잘 갖춰져있습니다. ◎ Jira도 Google 계정으로 이용할 수 있습니다. ◎ 사이트 정보 : https://ko.atlassian.com/software/jira 7. Mailchimp - 이메일 마케팅 툴 신규고객을 위한 대량 이메일이나 내부 고객을 위한 정보성 이메일을 보내기 매우 적합한 툴. 활용성에 따라 메일침프(Mailchimp)와 맨드릴(Mandrill)로 이용할 수 있습니다. ◎ 메일침프는 뉴스레터, 홍보성 이메일을 제작할 때 적합합니다. 활용가능한 이미지 파일이 있다면 별도의 코딩없이 직접 eDM을 제작할 수 있습니다. ◎ 맨드릴은 초대 이메일, 고객 정보 안내 메일 등 고객활동에 따라 자동으로 발송해야하는 시스템에 활용할 수 있습니다. ◎ 각 서비스는 리포트 기능이 있어, 홍보이메일에 대한 고객의 반응을 알 수 있습니다. ◎ 메일침프는 이메일 등록 수가 2000건 미만인 경우, 무료로 이용할 수 있습니다. ◎ 그러나 이메일 등록 수나 월간 전송횟수 등에 제한을 두기때문에 장기적으로는 유료로 이용해야하는 서비스입니다. ◎ 홍보메일을 수신거부한 고객을 등록해주기 때문에 다음에 중복 발송하지 않도록 도와줍니다. ◎ 한국 서비스가 아니어서 서비스에 대한 사용자 후기나 자세한 사용법의 확인이 필요합니다. ◎ 메일침프 사이트 정보 : https://mailchimp.com/ ◎ 맨드릴 사이트 정보 : http://www.mandrill.com/ ※ 다른 팁도 궁금하다면, http://blog.docswave.com/tips/ 를 확인하세요!
학교에서 NCS 전자결재시스템을 무료로 학습하는 방법
학교에서 배울 수 있는 다양한 국가 직무능력 표준(이하 NCS)에 대한 교육과정들이 있습니다. 그 중에서도업무를 위해 필수적으로 배워야할 것이 있습니다. 바로 "문서 작성 및 기안/결재" 입니다. 회사의 운영을 목적으로 또는 업무 지원요청을 목적으로 문서를 작성하고, 이를 의사결정자 또는 관련 협업부서에게 기안하는 일은 직무와 관계없이 대부분의 직장인들이 가장 자주 작업하는 업무중 하나입니다. 특히 최근에는 종이문서로 결재를 받기보다 "전자 결재 시스템"을 통한 업무 프로세스가 대중화되다보니  NCS 교육과정중에도 전자결재시스템을 활용하고 이해하는 내용이 포함되었습니다. 이로인해 학생들은 "전자 결재 시스템"을 이용해 볼 수 있어야합니다.  그러나 이 시스템을 교육목적으로 만드는 것도, 구입하는 것도 부담스러울 수 있습니다. 그래서 이런 고민있는 분들을 위해 복잡하지 않고 필요한 기능들만 활용하고 또 무료로 이용할 수 있는 방법을 알려드리고자 합니다. 교과과정을 준비하는 선생님 또는 교육기관의 담당자라면, 다음의 Docswave 활용팁을 확인하세요! 1.무료 전자결재, “Docswave” 활용하기 Docswave는 Google 계정과 연동되는 무료 전자 결재 시스템을 제공합니다. 문서 결재 교육과정에서 활용할 수 있는 Docswave 기능들을 확인하세요! ▶ 소개 동영상 링크 https://www.youtube.com/embed/LszS21u5ZLM 1) 웹 페이지에서 작성하는 다양한 문서 제공 – 공문, 협조문, 계약서, 지출결의서, 휴가신청서 등을 제공합니다. 2) 결재 프로세스를 따라 기안하기 – 기안 문서와 증빙자료를 확인하고 승인/반려할 수 있습니다. 3 ) 의사결정을 위한 결재하기 – 기안 문서와 증빙자료를 확인하고 승인/반려할 수 있습니다. – 기안 문서에 대해 의견을 남기고 의사소통 할 수 있습니다. 4 ) 문서 보관 및 검색 – 내가 기안한 문서, 최종승인된 문서 등을 확인하고 검색할 수 있습니다. 5 ) 캘린더를 연동한 일정관리 – 휴가서, 출장신청서 등 일정등록이 필요한 문서가 자동으로 캘린더에 등록되고 공유됩니다. 6 ) 휴가신청/지출결의/구매 내역관리 – 내게 부여된 휴가일수와 잔여일수를 확인하고 신청을 할 수 있습니다. – 계정과목에 따라 지출/구매 항목을 확인할 수 있습니다. 7 ) 직원들과 커뮤니케이션 – 조직원 정보에서 조직도를 확인하고, 동료에게 이메일을 보낼 수 있습니다. – 게시판을 통한 의사소통을 할 수 있습니다. 공지사항 게시판으로 사내 정보를 공유할 수 있습니다. 2. 전자 결재 시스템 실제 이용하기 (1) 온라인 웹에서 전자결재 시스템 만들기 Docswave는 웹기반의 전자결재 서비스입니다. 따라서 별도의 프로그램을 설치할 필요가 없습니다. 교육을 주도하는 선생님이 마스터 계정으로써 전자결재 페이지를 만드시면 됩니다. 웹사이트(https://www.docswave.com)에서 바로 할 수 있습니다. (2) Docswave계정 "Google 계정" 만들기 Docswave는 Google 계정과 연동되는 서비스로써  사용자 모두 Google 계정이 필요합니다. 선생님께서 학생들이 사용할 수 있는 이메일 계정을 만들도록 도와주세요. Gmail 을 이용하시면 더욱 편리합니다. ◎ ◎ 사용자(학생) 계정 준비 팁 ◎ ◎ A. 학생들이 이용할 gmail 계정의 패턴을 정하세요.  (a) 이메일 예시 1 : 이름 – school.dckim01@gmail.com (b) 이메일 예시 2: 학번 – school.0001@gmail.com (c) 효율적인 관리를 위해 비밀번호를 지정하는 것도 좋습니다. (선택사항) (d) gmail 만들기 : https://accounts.google.com/SignUp → 학생들이 직접 계정을 만들 수 있도록 안내해주세요. B. 계정을 모두 Docswave에 추가하세요. (a) 관리자 메뉴의 조직도/조직원 관리 메뉴에 접속합니다. (b) [+조직원 추가]  버튼 > 일괄 등록 방법을 통해 등록합니다.  → 등록시 초대메일이 발송됩니다. 학생들은 등록된 google 계정으로 로그인할 수 있습니다. (3) 다양한 문서를 작성하여 기안/결재하기 Docswave는 구글폼, 웹폼(HTML), 프리미엄폼(Premium) 폼 등 다양한 양식들을 제공합니다. 기안자는 웹에서 작성한 문서를 바로 작성하고 기안할 수 있으며, 결재자는 승인요청 메일 또는 Docswave 웹페이지에서 바로 승인할 수 있습니다. (4) 사내연락망 & 게시판 이용하기 조직원 정보를 확인하고 이메일을 보내거나, 게시판을 통해 동료들과 의사소통을 할 수 있습니다. (5) 그 밖의 유용한 기능(Premium)사용해보기 휴가신청서가 최종승인되면 Google 캘린더에 일정이 등록되는 휴가관리 기능, 계정과목별 지출결의서 작성 및 내역 관리 기능 등이 있습니다. 프리미엄 기능으로 제공됩니다. 3. 학교에서 프리미엄 기능을 무료로 이용하는 방법 Docswave는 기본적으로 무료 서비스이지만, 유료기능을 사용하는 유료 버전의 Premium 서비스도 있습니다. 이용하고 싶은 경우 다음의 두가지 방법이 있습니다. 1) Free Trial을 신청하여 이용해보기 Docswave 페이지 안에서 신청할 수 있으며, 신청한 당일부터 다음달 말일까지 이용할 수 있습니다. 2) 비영리 교육기관에 한하여 무료 제공 Docswave는 비영리 목적의 단체와 교육기관을 위해 프리미엄 서비스를 무료로 제공하고 있습니다. (신청서) ※ 서비스 이용방법에 대한 자세한 설명이 필요하다면 홈페이지에서 별도문의주세요. ※ Docswave 사이트 바로가기