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프리랜서를 위한 프로젝트 일정 관리 TIP

안녕하세요, 위시켓입니다!
프리랜서가 프로젝트에 착수하게 되면, 언제나 두 가지 질문이 따라옵니다. 이 프로젝트는 비용이 얼마나 들 것인가? 그리고 시간을 얼마나 소요될 것인가? 이지요. 오늘은 이 두 가지 질문 중에 두 번째 질문에 집중해보고자 합니다.
여러분이 일주일에 40시간 이내로 일하며 행복한 저녁시간과 여유로운 주말을 보내기 위해서 체계적인 스케줄 관리는 필수입니다. 따라서 프로젝트를 시작하기 전, 얼마나 많은 시간이 필요할지 예측하는 것은 매우 중요하지요. 작업을 완료하는 데에 필요한 시간을 정확히 파악할 수 있다면, 프리랜서와 클라이언트 모두 여유롭게 일할 수 있고, 이는 좋은 결과물을 보장할 수 있게 도와줍니다. 하지만 시간과 비용을 예측하는 것은 굉장히 복잡한 과정이기 때문에 쉽지 않습니다.
따라서 오늘 프리랜서 가이드프로젝트에 필요한 시간을 효과적으로 예측하는 방법을 준비했습니다.

1. 당신이 예측하고자 하는 것이 무엇인지 명확히 하세요

예측에 있어 가장 중요한 것은 ‘무엇’을 예측하는지 정확히 이해하는 것입니다. 만약 여러분의 클라이언트가 프로젝트의 목표를 명확히 하지 못한다면, 일을 거절하는 것이 좋습니다. 클라이언트가 이해하지 못하는 요구사항을 여러분이 해결하기란 매우 힘들기 때문입니다. 범위가 크고 모호한 프로젝트부터 시작하기보다는, 그것과 관련된 작은 프로젝트부터 진행할 것을 제안하세요. 작은 프로젝트를 진행하면서 전체에서 불명확했던 부분들이 명확해질 것입니다.
1) 단계 PHASES
예를 들어 작은 프로젝트의 경우, 클라이언트로부터 정보 전달받기 – 업무 처리하기 – 작업물 전달하기 – 수정하기 등의 단계가 있습니다. 큰 프로젝트의 경우에는 분석하기 – 디자인하기 – 테스트 – 문서화 – 설치하기 – 사용자 트레이닝 – 기술지원 트레이닝 등 단계는 더 많고 복잡해집니다. 프로젝트의 시작부터 마무리까지 각 단계들에 대해 정확하게 이해해야 합니다.
2) 완료 DONE
프리랜서가 일을 마치는 것이 프로젝트의 완료가 아닙니다. 여러분은 외부계약자이기 때문이지요. 클라이언트 측 내부 직원이 완벽히 프로젝트에 대해 이해하고 익히는 순간 비로소 프로젝트는 완료됩니다. 프로젝트의 완료는 매우 주관적인 척도이기 때문에 정확히 어느 지점까지를 끝으로 보고 예측할 것인지 파악해야 합니다.
3) 부분 PARTS
앞서 언급한 ‘단계’를 더 작은 부분으로 나눠야 합니다. 각 부분을 포함하고 제외하는 것은 반드시 클라이언트와의 합의를 통해 이루어져야 합니다. 이 과정을 통해 예상 소요 시간을 정확하게 예측할 수 있습니다.
4) 결과물 DELIVERABLES
각각의 부분을 단계적으로 진행하는 것은 약속된 결과물을 전달하기 위함입니다. IT업체를 예로 들면, 구조도, 데이터베이스 테이블, 시각 인터페이스 등 클라이언트가 단계적으로 원하는 결과물이 있으며 이를 미리 파악해야만 정확한 예측이 가능합니다.

2. 고려해야 할 요인들을 생각하세요

1) 과거 경험 PAST EXPERIENCE
과거에 진행했던 비슷한 업무에 어느 정도의 시간이 걸렸는지 되돌아보세요. 정확히 얼마나 걸렸는지 솔직하게 답해야 합니다. ‘이쯤’, ‘이정도’ 와 같은 자의적인 판단은 금물입니다.
2) 유형 요인 TANGIBLE ITEMS
페이지 수, 링크 수, 기능의 수 등 가능한 모든 수치는 파악해야 합니다. 웹페이지의 경우를 예로 들어 봅시다. 기본 페이지를 1단계로 설정한 뒤, 각 페이지에 요구되는 기능의 수 및 복잡성에 따라 5단계까지 분류를 합니다. 이처럼 난이도 및 복잡성에 따라 정리하면 예측하는 데 많은 도움이 됩니다.
3) 무형 요인 INTANGIBLE FACTORS
혼자 진행하는 것이 아닌 팀으로 일하는 경우, 다른 팀원들과 소통하고 또 그들을 관리하는 시간이 필요합니다. 상대적으로 낯선 사람과 함께 하는 경우라면 더욱 그 시간을 염두에 두어야 합니다.
4) 가치평가 VALUE ASSESSMENT
클라이언트에게 가장 중요한 부분이 무엇인지 파악하는 것이 좋습니다. 그리고 그 부분에 가장 많은 시간을 쏟아야 하지요. 반대로 그다지 중요하지 않은 부분에 너무 많은 시간을 소비하는 것은 비효율적일 수 있습니다.
5) 역량 CAPACITY
능력, 자본, 인력 등 지금 사용할 수 있는 역량을 파악해야 합니다. 어떤 프로젝트는 내부인원만으로 해결할 수 있습니다. 하지만 한 달에 사용할 수 있는 역량의 80%를 이미 사용한 경우라면 이야기는 달라집니다. 이런 경우에는 외부 회사에 외주를 맡겨야 하기 때문에, 이에 발생하는 시간 또한 별도로 예측해야 합니다.

3. 위험 요소를 예측하고 관리하세요

1) 변화 CHANGES
초기에 위험요소를 명확하게 정의하는 것은 예측 불가능한 변화의 가능성을 줄여줍니다. 또한 불가피한 변화가 필요한 순간에도 재빠른 수용이 가능해지지요. 아무리 명확한 프로젝트도 수정은 반드시 거쳐야 합니다. 그러한 수정에 필요한 예비 시간을 미리 설정해두는 것이 좋습니다.
2) 추가 사항 ADDITIONS
프로젝트가 클수록 불가피한 추가사항들이 발생합니다. 클라이언트가 프로젝트 진행 중에 새로운 요구사항을 추가하는 경우도 있지요. 추가사항이 발생할 때마다 클라이언트와 추가적으로 필요한 예산 및 시간을 다시 협상을 하는 것은 비효율적입니다. 새로운 사항이 추가될 때마다 적용시킬 추가 예산 및 시간의 기준을 미리 설정한다면 훨씬 효율적으로 처리할 수 있습니다.
3) 문제 PROBLEMS
프로젝트에 걸림돌이 될 것들을 미리 선별하세요. 그리고 각 요소를 최소화할 방법을 미리 마련하는 것이 좋습니다. 예를 들면, 클라이언트의 늦은 응답으로 인한 피해가 예상된다면 시작할 때 미리 모든 중요한 미팅 일자에 대해 클라이언트와 합의를 본 뒤, 진행하는 것입니다. 문제를 사전에 차단할 수 있지요.
4) 관리 GOVERNANCE
미팅은 ‘언제’ 할 것인지, 보고는 ‘어떻게’ 할 것인지, 해당 역할은 ‘누가’ 담당할 것인지 등을 명확히 하는 것이 좋습니다. 각 항목별로 명확한 규칙을 만들어놓으면 관리하는데 필요한 시간을 절약 할 수 있습니다.
애봇 랩의 시니어컨설턴트인 John A. Saunders III는 이렇게 말했습니다
“프로젝트의 ‘90% 완료’는 여러분의 생각보다 멀리 있습니다. 분명히 일의 대부분을 끝냈다고 생각하지만, 사소한 일 (사용된 데이터 검산, 전체적인 디자인 검토 등)을 하는데 드는 시간이 더 복잡하고 중요한 일을 해결하는 데 드는 시간과 거의 같다는 걸 발견하게 됩니다.”
프로젝트를 마치는 데 필요한 시간을 예측하는 것은 어렵지만 매우 중요합니다. 프로젝트를 맡게 되었을 때, 이 로드맵을 통해 정확한 예측과 판단을 한다면, 위험은 줄고 클라이언트의 만족도는 높아질 것입니다. 여러분의 시간과 노력은 반드시 훌륭한 결과물과 만족도로 보상받는다는 것을 잊지 마시길 바랍니다.
위시켓은 프리랜서 여러분의 여유로운 삶과 만족스러운 결과를 위한 팁과 함께 다음 프리랜서 가이드를 통해 찾아 뵙겠습니다 :)
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